Bộ Hồ Sơ Nhân Sự Cần Những Gì

Hồ sơ quản lý nhân sự là thành phần đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, bộ phận HR phải cực kỳ chú trọng đến khâu quản lý hồ sơ nhân viên công ty. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất như thế nào? Cùng OSOFT tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây!

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ liên quan đến người lao động như:

Trường hợp người lao động là người nước ngoài thì ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, người lao động cần bổ sung thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và Visa lưu trú còn thời hạn.

Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi từ nhân viên thử việc lên nhân viên chính thức, người lao động cần bổ sung thêm một vài giấy tờ cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ nhân viên. Checklist hồ sơ nhân sự chuẩn của người lao động chính thức bao gồm:

Một vài loại giấy tờ sẽ yêu cầu được lập thành 02 bản, có chữ ký đầy đủ của các bên và chỉ được phép lưu hành nội bộ. Có thể thấy, bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ của nhân viên chính thức sẽ yêu cầu thêm nhiều giấy tờ phát sinh. Do vậy mà việc lưu trữ, quản lý cũng cần hết sức cẩn trọng.

Đối với người lao động là nhân viên chính thức trong doanh nghiệp

Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, hồ sơ lao động sẽ cần bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với giai đoạn thử việc. Đây là những giấy tờ cần thiết, phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:

Hợp đồng lao động chính thức cần có sự xác nhận, ký kết của đôi bên

Hồ sơ nhân sự là một trong các tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài các thông tin trên, bộ phận hành chính cần nắm rõ toàn bộ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả.

Dưới đây là 3 quy định quan trọng, được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam không thể bỏ qua:

Hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ cẩn thận

Như vậy, qua bài viết trên, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ được hồ sơ nhân sự là gì, gồm những loại giấy tờ nào cũng như được lưu trữ theo các quy định, nguyên tắc như thế nào. Hy vọng qua đó có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo, đẩy mạnh sự phát triển bền vững của đơn vị. Trường hợp cần được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề, vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!

Hồ sơ nhân sự của người lao động thử việc

Người lao động đang trong thời gian thử việc cũng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các giấy tờ để tạo lập hồ sơ quản lý nhân sự. Bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ của người lao động thử việc bao gồm:

Cách thức lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ cần lưu trữ lượng lớn hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, các mẫu bìa kẹp hay cặp, túi hồ sơ không phải là lựa chọn phù hợp cho việc lưu trữ. Để công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân viên được đảm bảo, doanh nghiệp cần sử dụng các loại tủ hồ sơ với khả năng chứa lớn.

Hồ sơ quản lý nhân sự trước khi được lưu trữ cần phải được phân loại rõ ràng. Điều này giúp cho quá trình truy xuất, tìm kiếm, bổ sung diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn khi cần. Có nhiều cách phân loại hồ sơ, chẳng hạn:

Tùy thuộc vào số lượng hồ sơ cần lưu trữ cũng như yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự lựa chọn cách phân loại hồ sơ sao cho phù hợp.

Hồ sơ nhân sự sau khi được phân loại tiếp tục sẽ cần được sắp xếp một cách khoa học. Về cơ bản có rất nhiều cách sắp xếp khác nhau, tuy nhiên phổ biến nhất là sắp xếp theo tính chất của hồ sơ, cụ thể gồm: hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật. Ngoài ra, hồ sơ nhân viên công ty cũng thường được sắp xếp theo mức độ giải quyết: chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết.

Bước quan trọng cuối cùng đó chính là lưu trữ hồ sơ nhân sự. Hiện nay phổ biến nhất là 2 phương thức lưu trữ hồ sơ:

Đặc biệt hơn, khi công nghệ ngày càng trở nên phát triển, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Bằng cách số hóa thông tin hồ sơ nhân viên thành dữ liệu máy tính, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể diện tích lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin khi cần sửa đổi, bổ sung.

Quản lý hồ sơ nhân sự là nghiệp vụ quan trọng, cần tránh xảy ra sai sót nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Trong thời đại hiện nay, khi chuyển đổi số đang là xu hướng mới, việc đón nhận cơ hội và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung, số hóa hồ sơ nhân sự công ty nói riêng sẽ là công tác quan trọng cần thực hiện. Hy vọng những chia sẻ trên đây của OSOFT đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả!

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT

Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.

Email: [email protected]

Offenbar hast du diese Funktion zu schnell genutzt. Du wurdest vorübergehend von der Nutzung dieser Funktion blockiert.

Wenn dies deiner Meinung nach nicht gegen unsere Gemeinschaftsstandards verstößt,

Hồ sơ nhân sự được xem là một trong các đối tượng trung tâm, quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự buộc phải nắm rõ các thông tin như hồ sơ nhân sự là gì, các loại giấy tờ cần thiết hay quy định về việc quản lý, lưu trữ.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định quản lý hồ sơ nhân sự

Cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu tất cả các vấn đề này qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Hồ sơ nhân sự là một tài liệu rất quan trọng. Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin quan trọng có liên quan đến các nhân sự trong công ty như thông tin về sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, thông tin xin nghỉ phép, bảo hiểm, lương thưởng,...

Những thông tin này có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu đối với công tác quản lý của bộ phận hành chính nhân sự, hỗ trợ việc tính toán bảng chấm công, các khoản lương. Chính vì vậy mà hồ sơ nhân sự luôn là tài liệu mà doanh nghiệp được khuyến cáo phải bảo vệ, lưu trữ thật cẩn thận.

Việc nắm rõ thông tin bộ hồ sơ nhân sự cần những gì (hay nói cách khác là bao gồm những gì) sẽ giúp quá trình quản lý, lưu trữ của doanh nghiệp được dễ dàng, hiệu quả hơn. Cụ thể:

Quy định về lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự công ty

Hồ sơ nhân sự là thành phần đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Chính vì thế mà trọng trách sẽ được đặt nặng lên bộ phận quản lý hành chính – nhân sự. Để công tác quản lý hiệu quả hơn, bộ phận HR cần nắm rõ những quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự công ty.

Hiện nay, pháp luật Việt Nam có 3 quy định quan trọng về quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên trong các doanh nghiệp như sau:

Bộ phận hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất, là người nắm rõ những quy định, yêu cầu để giảm thiểu những thiếu sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp.